Hace ya muchos años que el Código de Comercio predica: “Todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada …”. Seguramente le suene, quizá no tanto las consecuencias de no realizarlo. Pues bien, la falta de depósito de cuentas anuales puede influir en la determinación de la responsabilidad personal y solidaria de los administradores de las sociedades en el pago de las deudas sociales.

Como es bien sabido, los administradores de la sociedad están obligados a elaborar las cuentas anuales en el plazo máximo de tres meses desde el cierre del ejercicio social, que si no se estipula otra fecha en los estatutos de la sociedad termina el 31 de diciembre de cada año.

También dentro de sus obligaciones está el convocar la junta general ordinaria en los seis primeros meses de cada ejercicio -normalmente antes de finalizar el mes de junio-, para aprobar las cuentas anuales del ejercicio anterior, censurar la  gestión social y resolver sobre la aplicación del resultado.

Dentro del mes siguiente a la aprobación de las cuentas anuales, los administradores de la sociedad presentarán para su depósito en el Registro Mercantil del domicilio social: certificación del acuerdo, aprobación de las cuentas y aplicación de resultado, entre otros documentos.

Como situación especial, los administradores que elaboren las cuentas anuales en el plazo legal, pero no convoquen la junta general ordinaria antes de finalizar el mes de junio y lo hagan después, deben presentar igualmente las cuentas en el Registro Mercantil en el plazo de un mes desde su aprobación por la junta.

En todos los casos, una vez transcurrido un año desde el inicio del ejercicio social sin depositar las cuentas anuales del ejercicio anterior, se produce el cierre del Registro Mercantil imposibilitando el acceso al mismo de documento alguno de la sociedad mientras el incumplimiento persista -excepto los títulos relativos al cese o dimisión de administradores, revocación de poderes, entre otros documentos enumerados, en la Ley de Sociedad de Capital y en el Reglamento del Registro Mercantil-.

La falta de depósito de la cuentas anuales que causen el cierre de Registro Mercantil, originan una situación especial y para logra abrir de nuevo la hoja registral de la sociedad han de depositarse las cuentas anuales, debidamente aprobadas de los tres últimos ejercicios, según criterio sostenido en  las resoluciones de la Dirección General de  Registros y Notariado.

El cierre de Registro Mercantil impide a los terceros conocer la situación financieras de la sociedad, produciendo a efectos legales la presunción para los acreedores o  terceros la existencia de complicaciones económicas o de gestión de la sociedad.

Si algún acreedor de la sociedad ejercitase una acción judicial de responsabilidad contra la sociedad y el administrador, por ser posible o probable que la sociedad haya incurrido en una causa legal de disolución, la presunción de negligencia o culpa del administrador en el ejercicio de sus funciones se refuerza con la falta de información registral  y, por tanto, la  imposibilidad para el acreedor de conocer la situación financiera de la compañía. Es decir, se produce la inversión de la carga de la prueba y corresponde al administrador demostrar que la sociedad demandada no está en causa de disolución o liquidación

En definitiva, la condena personal y solidaria al pago de las deudas sociales con los patrimonios personales de los administradores por las deudas de las sociedades, en el caso de haber incumplido con las obligaciones inherentes a su cargo, como son convocar la junta general para acordar la necesaria disolución y liquidación de la sociedades cuando se encuentra incursa en las causas legalmente establecidas, se ven facilitadas por la inversión de la carga de la prueba que ha sido motivada por no haber depositado de las  cuentas anuales en el Registro Mercantil.

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