Actualmente, nos encontramos con que las bases de un concurso público, por ejemplo, nos obligan a aportar una serie de documentos de los que simplemente nos exigen copia y, por lo tanto, podemos escanearlos y añadirlos al procedimiento, a través de la sede electrónica.

El problema se produce cuando nos exigen original, o copia compulsada, de algún documento. En este caso, no podremos limitarnos a escanearlo y adjuntar el archivo al procedimiento, sino que necesitamos que alguien certifique que ese documento es el original y, dado que todo el procedimiento lo realizamos desde la oficina de nuestra empresa y conectados con nuestra identificación digital, no disponemos de certificación electrónica del respectivo documento.

Esta problemática ha provocado que aquellas empresas que tienen que relacionarse telemáticamente con la Administración se hayan visto obligadas a acudir al organismo convocante, con el documento original para aportarlo en papel, con el consiguiente riesgo de que se entendiera como mal presentado, por no haber procedido a su presentación telemática y en formato digital, y les excluyeran del proceso.

No obstante, la Ley 39/2015 del Procedimiento Administrativo Común, que obligó a las personas jurídicas a relacionarse telemáticamente con la Administración, contempla lo que se considera el equivalente electrónico a la derogada “copia compulsada”, la denominada “copia electrónica auténtica”. Dicha copia no es un simple escaneado de un documento, sino que es un documento electrónico, con plena validez certificado por un funcionario público.

Por lo tanto, lo conveniente sería que nuestra empresa disponga siempre de una copia electrónica auténtica de la escritura de constitución, la cual sólo podremos obtener en las oficinas de atención a la ciudadanía y registro de la Xunta de Galicia de A Coruña, Lugo, Ourense, Pontevedra, Vigo, Ferrol y Santiago de Compostela, pidiendo cita previa, informando de las hojas de las que consta nuestra escritura y abonando la correspondiente tasa.

Una vez dispongamos de dicha copia electrónica auténtica, ya podremos aportarla telemáticamente, con plena validez y eficacia, en todos aquellos procedimientos en los que nos relacionemos con cualesquiera Administraciones Públicas.

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